מה במאמר
אוטומציה ב-CRM מבצעת פעולה לפי טריגר ותנאים שהוגדרו מראש. בעסק קטן כדאי להתחיל בפעולה פנימית פשוטה, כמו יצירת משימת המשך, ולבדוק מי אחראי לתוצאה, מתי הכלל נעצר ומה קורה אם חסר מידע.
- טריגר
- תנאי
- פעולה
- בדיקה ועצירה
הגדירו כלל שאפשר להסביר במשפט
לדוגמה: ״כאשר נפתחת פנייה חדשה עם אחראי, ליצור לו משימה לבדיקת הפנייה״. הפרידו בין האירוע שמתחיל את הכלל, התנאי שבו הוא פועל והפעולה שהוא מבצע. לאחר מכן הגדירו איך מונעים יצירה חוזרת ומה קורה אם הטיפול כבר נסגר.
לפני אוטומציה, ודאו שתהליך ניהול הלידים ברור. כלל שפועל על שלבים לא עקביים יכול להגדיל את הבלגן במקום לצמצם אותו.
דוגמאות לתהליכים שכדאי לבחון
| מקרה | פעולה לבדיקה | תנאי עצירה |
|---|---|---|
| פנייה חדשה | יצירת משימה לאחראי. | קיימת משימה פתוחה לאותה מטרה. |
| הצעה נשלחה | תזכורת לבירור המשך. | העסקה הסתיימה או נקבע מועד אחר. |
| משימה התעכבה | הצפת החריגה לאחראי לבדיקה. | המשימה הושלמה או בוטלה. |
אלה דוגמאות לתכנון, ולא הצהרה שכל הפעולות כלולות ב-CRMx360. בקשו להדגים כל כלל וחיבור נדרש, כולל מגבלות המסלול והעלות.
הפרידו תזכורת פנימית משליחת מסר ללקוח
אפשר להתחיל מתזכורת ל-פולואפ בלי לשלוח הודעה אוטומטית. אם נדרש מסר ללקוח, בדקו התאמה למטרה ולהעדפות הקשר, תנאי הפסקה, תזמון וטיפול בשגיאות. יכולת טכנית לשלוח הודעה אינה הצדקה לשלוח אותה.
רשימת בדיקה לפני הפעלה
- הריצו את הכלל על רשומות בדיקה עם מידע תקין וחסר.
- בדקו מה קורה כאשר אותו אירוע מתרחש פעמיים.
- נסו שינוי אחראי, דחיית מועד וסגירת טיפול.
- הגדירו אדם שבודק תקלות ודרך לעצור את הכלל.
שלבו את האוטומציה ב-תוכנית ההטמעה. הפעילו כלל אחד, בחנו תוצאות, ורק אז הוסיפו תרחישים. שמרו תיעוד קצר של הכללים כדי שהצוות יבין מדוע נוצרה פעולה.
שאלות נפוצות
האם חייבים להתחיל באוטומציה שיווקית?
לא. תזכורות ומשימות פנימיות עשויות להיות נקודת התחלה מתאימה ופשוטה יותר לבדיקה.
האם כל CRM כולל אוטומציות וחיבורים?
לא. סוגי הכללים, היקף השימוש והחיבורים משתנים בין מערכות ומסלולים. יש לאמת כל צורך בהדגמה ובהצעה.