מה במאמר
הרשאות משתמשים ב-CRM קובעות מי יכול לצפות במידע ולבצע פעולות כמו עריכה, מחיקה או ייצוא. בצוות קטן מתחילים ממיפוי התפקידים והמשימות, מגדירים גישה בהתאם לעבודה ובודקים אותה עם משתמש לדוגמה לפני שמכניסים מידע אמיתי.
- תפקיד בעסק
- מידע נדרש
- פעולות מותרות
- בדיקת גישה
הפרידו בין בעלות על ליד לבין הרשאה למידע
שיוך ליד לנציג עונה על השאלה מי מטפל בו. הרשאה עונה על השאלה מה אותו נציג יכול לראות ולעשות. אלה החלטות שונות: ייתכן שמנהל צריך לראות פניות של כמה עובדים, בעוד שהנציג מתמקד בפניות שבאחריותו.
חברו את ההגדרות ל-תוכנית הטמעת ה-CRM. הגדירו מי רשאי לשנות את ההרשאות ומי בודק אותן כשאדם מחליף תפקיד.
בנו מטריצת הרשאות פשוטה
| סוג פעולה | מה להחליט |
|---|---|
| צפייה | רשומות אישיות, של צוות או של העסק כולו. |
| עדכון | מי משנה פרטי לקוח, סטטוס ואחריות. |
| מחיקה וייצוא | מי צריך את הפעולה ובאילו נסיבות. |
| ניהול מערכת | מי מוסיף משתמשים ומשנה שדות וכללי עבודה. |
זוהי רשימת בדיקה, לא פירוט היכולות של מוצר מסוים. בקשו להדגים את רמת ההפרדה הנדרשת; ייתכן שלא כל פעולה או שדה נשלטים בנפרד בכל מערכת.
בדקו את ההרשאות מצד המשתמש
ב-כרטיס לקוח עשויים להיות פרטים, קבצים והיסטוריה. אל תסתפקו בבדיקה של רשימת הלקוחות אם הצוות משתמש גם בדוחות או במסמכים קשורים.
עדכנו גישה כאשר העבודה משתנה
- השתמשו בחשבונות מזוהים כדי להבין מי עדכן רשומה.
- קבעו נוהל להצטרפות, החלפת תפקיד וסיום גישה.
- בהיעדרות, העבירו אחריות לפניות ובדקו את המשימות הפתוחות.
- בדקו מחדש הרשאות לאחר הוספת חיבור, דוח או תהליך.
ב-צוות מכירות קטן, עדיף להגדיר כללים שאפשר להסביר ולבדוק. מורכבות שאיש אינו מבין מקשה על תחזוקה ועל טיפול בתקלות.
שאלות נפוצות
האם הסתרת תפריט מספיקה להגבלת גישה?
לא ניתן להסיק זאת מהמראה בלבד. בקשו לבדוק אם המשתמש יכול לפתוח רשומה או לבצע פעולה דרך מסכים וקישורים אחרים.
האם כל עובד צריך מנהל מערכת?
לא. הגדירו את התפקיד לפי הפעולות שהעובד צריך לבצע, ובדקו שהגישה מספיקה לעבודה בלי לתת הרשאות שאינן נדרשות.