מה במאמר
משימה ב-CRM צריכה להגדיר פעולה, אחראי ומועד, ולהיות קשורה ללקוח או לעסקה הרלוונטיים. תזכורת מסייעת לשים לב למועד; ניהול משימות כולל גם בדיקת ביצוע, דחייה עם סיבה ותיעוד התוצאה.
- פעולה ברורה
- אחראי אחד
- מועד לביצוע
- תוצאה והמשך
כתבו משימה שאפשר לבצע בלי לנחש
״לחזור ללקוח״ עשוי להיות תיאור כללי מדי. עדיף לציין מה צריך לברר או לשלוח ולהוסיף את ההקשר הדרוש. כך המטפל יודע מה הושלם כאשר הוא סוגר את המשימה, ומחליף זמני יכול להמשיך בלי לחפש הסבר נוסף.
היעזרו ב-מדריך מעקב לידים ופולואפ לקביעת המשך שמבוסס על מה שסוכם עם הלקוח.
הפרידו ארבע רשימות עבודה
| רשימה | מה בודקים בה |
|---|---|
| להיום | אילו פעולות צריך לבצע ובאיזה סדר. |
| באיחור | מה התעכב, מדוע ומהו ההמשך המתאים. |
| ללא אחראי | מי צריך לקבל את הטיפול. |
| ללא המשך | אילו פניות פתוחות אינן מחוברות לפעולה. |
קבעו מי בודק כל רשימה ומתי. תזכורות רבות אינן תחליף לבעלות ברורה על הפעולה.
דחייה וסגירה הן החלטות שצריך לתעד
ב-צוות מכירות קטן, קבעו איך מעבירים משימות בהיעדרות. שינוי בעלות על לקוח אינו מבטיח שכל המשימות הועברו יחד איתו.
הפעילו תזכורות לפי צורך אמיתי
- בדקו היכן מופיעה התזכורת ומה קורה אם לא נצפתה.
- נסו שינוי מועד, החלפת אחראי וביטול עסקה.
- הגדירו מתי משימה אוטומטית אינה צריכה להיווצר שוב.
- בחנו משימות פתוחות ישנות כדי להבחין בין עומס לבין מידע לא מעודכן.
אם מוסיפים אוטומציה ב-CRM, התחילו בכלל אחד ובדקו גם מצבים שבהם הוא צריך להיעצר. זמינות תזכורות בדוא״ל, בנייד או בערוץ אחר דורשת בדיקה מול הספק.
שאלות נפוצות
האם לכל משימה חייב להיות מועד?
לפעולה שיש התחייבות לבצע כדאי להגדיר מועד מעשי. רעיונות כלליים שאינם מחויבים לביצוע עדיף לנהל בנפרד מרשימת הטיפול היומית.
איך מודדים עבודה בלי לעודד סגירה מלאכותית?
בדקו תוצאות והמשך טיפול לצד מספר המשימות שהושלמו. סימון ״בוצע״ אינו מוכיח שהלקוח קיבל את מה שנדרש.