מה במאמר
אוטומציה ב-CRM מתאימה לפעולה חוזרת שיש לה תנאי הפעלה ותוצאה ברורים. תהליך שאינו מוגדר היטב צריך תחילה החלטה ושגרת עבודה. בדקו גם חריגים, תנאי עצירה ואחריות לתיקון, כדי שלא להפוך טעות ידנית לפעולה שחוזרת מעצמה.
בחרו פעולה שניתן להסביר בלי מסך ההגדרה
נסחו במשפט: כאשר אירוע מוגדר קורה, מבצעים פעולה מסוימת, אלא אם מתקיים תנאי עצירה. אם הניסוח אינו ברור, פשטו את התהליך. אוטומציה יכולה לייצר משימה למטפל בלי לקבל במקומו החלטה עסקית מורכבת.
לרקע ולהשלמת הבדיקה: אוטומציה ב-CRM לעסק קטן: מה כדאי להפעיל קודם. השתמשו במדריך לצד התרחיש המעשי כאן, לפי השאלה שאתם מנסים לפתור.
- אירוע
- תנאי וחריג
- פעולה
- עצירה ובקרה
הפכו את הדרישה לבדיקה שאפשר לבצע
| מה בודקים | פעולה ותוצאה לבדיקה |
|---|---|
| כפילות | בדקו מה קורה כאשר אותו אירוע מתקבל שוב. |
| שינוי מצב | ודאו שהמשך הפעולה נעצר אם הלקוח כבר השיב או העסקה נסגרה. |
| תקלה | הגדירו מי רואה כשל ומי משלים פעולה שלא בוצעה. |
תרחיש להמחשה: כך בודקים את התהליך
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים תוכנת CRM לעסק
הפרמטר הראשון הוא התאמה לתהליך העבודה הקיים. לא כל מערכת טובה מתאימה לכל עסק. אם התהליך שלכם פשוט, מערכת מסובכת תכביד. אם יש לכם כמה אנשי צוות, כמה מקורות לידים ותהליכי מעקב, כלי בסיסי מדי עלול להיגמר מהר.
הפרמטר השני הוא שפה וחוויית שימוש. זה נשמע שולי, אבל אינו שולי. מערכת CRM בעברית, עם ממשק מובן ותצוגה ברורה, יכולה לקבוע אם הצוות באמת ישתמש בה או יעקוף אותה. בעסקים קטנים, הטמעה לא נופלת על מחלקת מערכות מידע. היא נופלת על אנשים עסוקים מאוד.
הפרמטר השלישי הוא יכולת המדידה. גם אם העסק קטן, כדאי לשאול אילו דוחות אפשר להוציא בקלות: מקורות לידים, שיעורי סגירה, זמן תגובה, ביצועי נציגים, לקוחות חוזרים. בלי נתונים נגישים, קשה לדעת אם המערכת משפרת תוצאות או רק מרכזת מידע.
הפרמטר הרביעי הוא גמישות. העסק של היום לא ייראה כמו העסק בעוד שנה. חשוב לבדוק אם אפשר להוסיף שדות, לשנות שלבים, לבנות אוטומציות בסיסיות ולחבר ערוצי תקשורת בלי להיכנס לפרויקט פיתוח בכל שינוי קטן.
שאלות נפוצות
האם אוטומציה שיווקית כוללת בהכרח שליחת הודעות?
לא. היא יכולה להיות גם שיוך או משימה פנימית. שליחת הודעות דורשת בדיקת היכולת, ההקשר והתנאים הרלוונטיים לערוץ.